Regulamin pracy i wynagradzania pracowników. Wytyczne kodeksu pracy dla pracodawców z zakresu organizacji pracy

Takie same funkcje może spełniać układ zbiorowy pracy, zawarty przez danego pracodawcę z organizacjami związkowymi. Obowiązek wprowadzenia takich regulacji determinuje stan zatrudnienia w zakładzie – bez względu na jego formę. Wewnętrzny regulamin pracy jest obowiązkowy dla pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Nie może on zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracowników niż przepisy kodeksu pracy oraz pozostałych ustaw i rozporządzeń. Uregulowaniu podlegają m.in. zasady organizacji pracy (system, ewidencja i rozkład czasu pracy, okresy rozliczeniowe, urlopy), warunki wypłaty wynagrodzenia czy zasady BHP. Przyjmowane oraz zmieniane zasady wchodzą w życie nie wcześniej, niż po 14 dniach od przekazania treści pracownikom.

Prezentowany artykuł jest dowodem owocnej współpracy z dopracygotowistart.pl

Regulamin pracy ustalają pracodawca i związki zawodowe

Zapisy w nim zawarte dotyczą wszystkich pracowników. Również tych, którzy nie należą do żadnej organizacji pracowniczej. Zgodnie z definicjami zawartymi w prawie pracy, regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Jeśli w przedsiębiorstwie nie są zatrudnieni związkowcy, a liczba pracowników znajduje się powyżej określonego w kodeksie limitu, pracodawca musi samodzielnie stworzyć regulamin. I to on bierze odpowiedzialność za to, że wszystkie zapisy są zgodne z regulacjami wyższego rzędu.

Podobnie dzieje się w sytuacji, kiedy pomimo podejmowanych prób kierownictwo nie jest w stanie porozumieć się z zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeżeli przedsiębiorstwo nie ma prawnego obowiązku uchwalenia regulaminu pracy, odpowiadające mu zapisy najczęściej zamieszcza w umowach zawieranych z poszczególnymi pracownikami. W podmiotach zatrudniających co najmniej 20 pracowników mają one formę osobnego dokumentu – informacji o dodatkowych warunkach świadczenia pracy. Taki zbiór wewnętrznych ustaleń musi trafić do osoby zainteresowanej w ciągu 7 dni od daty podpisania umowy.

Treść regulaminu pracy określa m.in. zasady wynagradzania pracowników i czas pracy

Zasady wewnętrznego porządku w zakładzie oraz prawa i obowiązki dot. organizacji i porządku pracy – takimi słowami określa się obszary, które mają precyzować postanowienia regulaminu. Kodeks pracy nie wymienia wprost wszystkich kwestii, jakie mają zostać poruszone w tym dokumencie. Mogą zatem wykraczać poza poniższą listę, o ile nie są sprzeczne z innymi aktami prawa. Przepisy kodeksowe wskazują, że w regulaminie pracy powinny zostać zawarte zapisy „w szczególności” dotyczące następujących zagadnień:

• warunki przebywania na terenie zakładu pracy w trakcie jej trwania i po jej zakończeniu;
• wyposażenie pracowników w niezbędne materiały i narzędzia (w tym odzież roboczą i ochronną oraz środki higieny osobistej);
• organizacja pracy (system czasu pracy, rozkład czasu pracy, obowiązujące okresy rozliczeniowe dla poszczególnych stanowisk lub działów);
• praca w porze nocnej;
• wykaz prac lekkich, które mogą wykonywać pracownicy młodociani;
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;
• obowiązki z zakresu bezpieczeństwa higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej (w tym tryb informowania pracowników o ryzyku zawodowym);
• przyjęty i danego pracodawcy sposób odnotowywania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności przez pracowników;
• zakres odpowiedzialności porządkowej i system kar (nagany, obniżenie wynagrodzenia, zwolnienie) za łamanie obowiązków pracowniczych (np. nieuzasadnione niewykonanie polecenia, zniszczenie powierzonego sprzętu, praca w stanie nietrzeźwości).

Kodeks pracy wskazuje, jakie zakłady muszą wprowadzić regulamin pracy

Podstawowym czynnikiem jest tu poziom zatrudnienia. W przeszłości granica, po której przekroczeniu pracodawca był obowiązany do opracowania rzeczonego dokumentu, znajdowała się na poziomie 20 pracowników zatrudnionych w danej firmie. Obecnie zobowiązanie do tworzenia regulaminu pracy dotyczy podmiotów, w których stan zatrudnienia przekracza 50 osób na umowie o pracę. Zgodnie z przepisami prawa, do limitu nie wlicza się pracowników, dla których podstawą wykonywania pracy są umowy cywilnoprawne.

Podwyższenie progu nastąpiło w 2017 roku. Co z firmami, które wcześniej wprowadzały regulamin pracy ze względu na wymogi prawne, a obecnie nie mają takiego obowiązku? Wcześniej przyjęte u danego pracodawcy rozwiązania pozostały w mocy. Przy czym kierownictwo teoretycznie miało prawo „powrócić” do trybu informowania o dodatkowych warunkach zatrudnienia – w praktyce prowadziłoby to do zbędnego zamieszania. Prawny obowiązek wdrożenia regulacji dotyczy liczby pracowników zatrudnianych w danym momencie – nie bierze się pod uwagę średniej rocznej, miesięcznej lub innego wskaźnika statystycznego. Nie jest to potrzebne tam, gdzie obowiązują postanowienia wypracowane w porozumieniu z zakładową organizacją pracowniczą.

Obowiązek stworzenia regulaminu pracy zależy nie tylko od liczby pracowników w zakładzie pracy

Pod warunkiem, że w danej firmie funkcjonują związki zawodowe. Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja pracownicza, limit 50 osób pozostaje jedynym kryterium prawnym. Reszta zależy od decyzji kierownictwa. Dodatkowe zobowiązanie dotyczy podmiotów, które zatrudniają więcej niż 20 i mniej niż 50 pracowników – jeżeli związkowcy wystąpią z oficjalnym wnioskiem o opracowanie regulaminu pracy, pracodawca nie ma innego wyjścia.

Jednocześnie kodeks nie wymaga, by jego zapisy były rezultatem kompromisu wszystkich zaangażowanych stron. Wniosek organizacji zrzeszającej pracowników wprowadza obowiązek wobec pracodawcy. Jeżeli w kwestiach związanych z procesami pracy pojawią się punkty sporne, to kierownictwo musi zapewnić zgodność regulaminowych zapisów z prawami wyższego rzędu. Na przykład warunki udzielania urlopów wypoczynkowych – mogą być wynikiem uzgodnień, pewne zapisy może wprowadzić pracodawca. Ważne, by dodatkowe wymogi pozostały w ramach ustalanych przez kodeks pracy.

Prawo pracy wskazuje, jak po utworzeniu regulaminu pracy zapoznać z nim pracowników

To obowiązek, który spoczywa na pracodawcy. I musi go wypełnić przed dopuszczeniem danej osoby do pracy. Również w sytuacji, gdy ktoś wraca do firmy po zakończeniu stosunku pracy. Bez znaczenia, czy rozstanie nastąpiło przed kilku laty, czy przerwa w ciągłości zatrudnienia wynosiła 1 dzień. Istnieją 4 podstawowe formy zapoznania pracownika z treścią regulaminu pracy:

• wywieszenie dokumentu na ogólnodostępnej tablicy ogłoszeń;
• pozostawienie kilku wydrukowanych kopii w miejscu, do którego każdy ma niczym nieograniczony wstęp;
• wręczenie każdemu do rąk własnych osobnego egzemplarza;
• wysłanie pocztą elektroniczną:
• w załączniku do wiadomości;
• w treści maila;
• w formie odnośnika do pliku/strony w wewnętrznej sieci komputerowej firmy.

Zmiany regulaminu pracy wprowadza się takim samym trybem, jak jego przyjęcie

Nie ma dokładnych procedur, które nakazywałyby np. częstotliwość spotkań pomiędzy związkowcami a kierownictwem. Liczy się sam fakt wspólnego ustalania nowych warunków pracy pracowników. Pomiędzy przedstawieniem projektu a jego uchwaleniem nie może minąć więcej, niż 30 dni kalendarzowych – jeśli w tym czasie nie uda się wypracować wspólnego stanowiska, decyzyjność pozostaje całkowicie po stronie pracodawcy. W zakładach z funkcjonującymi organizacjami pracowniczymi najczęściej wygląda to w następujący sposób:

• pracodawca opracowuje nową wersję regulacji;
• dokument trafia do związkowców, którzy przesyłają kierownictwu swoją opinię;
• negocjacje – toczą się lub nie;
• pracodawca podejmuje decyzje po zapoznaniu się ze stanowiskiem strony związkowej.

Za każdym razem nowy regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników. Obowiązuje on wszystkie zatrudnione osoby w jednakowym stopniu. Również tych pracowników, którzy nie należą do żadnego związku zawodowego. Regulamin pracy wydaje się na czas nieokreślony. Pozostaje w mocy do czasu zmian w dokumencie lub likwidacji zakładu pracy.

• Ile trwa szkolenie BHP dla praktykantów? Szkolenie BHP wstępne i okresowe
• Kto odpowiada za stan BHP w zakładzie pracy? Obowiązki pracodawcy i pracowników
• Jakie zadania ma Państwowa Inspekcja Pracy w zakresie prawa pracy oraz BHP? PIP jako element polityki społecznej państwa
• Co to jest ryzyko zawodowe? BHP a ocena ryzyka zawodowego
• Art. 212 KP — odpowiedzialność kierującego zespołem za BHP